MENGANALISIS LOKASI PAMERAN - UPW SMK Kelas XII BAB 1

KOMPETENSI DASAR:

3.11 Menganalisis lokasi pameran

4.11 Melakukan pemeriksaan lokasi Pameran

TUJUAN PEMBELAJARAN :

Setelah melakukan diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat:

1. merinci lokasi pameran
2. menganalisa lokasi pameran
3. memeriksa lokasi dan kebutuhan pameran
4. mengecek lay out pameran dengan penuh tanggung jawab

 

A.   PENGERTIAN LOKASI

Lokasi Pameran atau dinamakan juga dengan Venue adalah tempat atau lokasi diselenggarakannya sebuah event (Keputusan Menteri Tenaga Kerja danTransmigrasi Republik Indonesia nomor 348 tahun 2014). Venue dengan kata lain bisa diartikan dengan tempat/lokasi di selenggarakannya suatu kegiatan MICE (pameran, konvensi, seminar, launching, hiburan, kompetisi olahraga, dsb).

Penentuan Lokasi  

Lokasi penyelenggaraan hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara, berdekatan dengan hotel –hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat kota, dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraanuntuk memenuhikebutuhan para pesertaareal pusat ini sebisanya dilengkapi dengan teater, auditorium, arena pekan raya, stadion, gedung pameran dan arena untuk berbagai kegiatan (event), seperti sepak bola, tenis, pacuan kuda, balap motor (sirkuit), demi menunjang segala macam kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan, baik yang berupa peristiwa (event) kompetisi, hiburan, rekreasi maupunpameran, kontes, peragaan (show) dan sebagainya disuatu areal yang komprehensif dan kompak. Sebaiknya venue dapat membantu peserta , hotel–hotel, restoran–restoran, pusat–pusat perbelanjaan, tempat hiburan dan atraksi untuk lokasi berdekatan atautidak jauh dari venue Dalam perencanaan lokasi, perancang penyelenggara perlu mengetahuipersyaratan kebutuhan, peralatan serta kelengkapan lokasi maupun tempat diselenggarakan.Hal tersebut sesungguhnya meliputi ruang lingkup yang sangat luas, antara lain wujud fisik bangunan pusat konvensi, balai sidang atau hotel besar yang komprehensif. Juga meliputi perangkat keras berupa perlengkapan kesekretariatan, peralatan persidangan, perangkat dekorasi, ruang sidang, sistem suara dan lampu, perlengkapan prestasi pembicara, proyektor dan layar, audio visual dan sebagainya yang dibutuhkan penyelenggara suatu konvensi modern.

Selain perangkat keras juga sangat penting adanya perangkat lunak, yaitu : sumber daya manusia, para pelayanan yang profesional dalam bidang masing –masing. Sangat penting bagi para perancang dalam penentuan lokasi yaitu mengetahui keinginan yang punya gawe (yang hendak menyelenggarakan acara). Dalam penentuan lokasi ada kemungkinan penyelenggara berkeinginan untuk diselenggarakan di sebuah hotel atau di atas kapal pesiar (cruise-ship), atau diadakan disebuah hotel, bila di hotel dapat dipilih yaitu :

-       Hotel pusat kota (inner-city hotel),

-       Hotel bandara (airport hotel),

-       Hotel di pegunungan (resort hotel),

-       Hotel di pinggiran pantai (beach hotel),

-       Hotel di pinggiran kota (suburban hotel).

 

B.   Macam macam venue

Tempat penyelenggara ini dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu :

1.    Residential venue

Venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan meeting. Contohnya : city centre hotel, resort dan hotel pinggiran kota, hotel bintang 4 dan 5, hotel desa yang kecil, resort –resort dan motel –motel.

2.    Non residential venue

Venueyang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting, termasuk gedung pameran, gedung teater, arena –arena dan stadion. Gedung konvensi yang dibangun dan pusat pameran ini di desain untuk dapat mengakomodir orang dalam jumlah yang besar. Biasanya venue ini menyediakan ruang –ruang yang besar yang di desain untuk sidang paripurna, ruang yang cocok untuk pameran–pameran adalah trade show, meeting rooms yang bermacam –macam, tempat istirahat, fasilitas banquet, pusat –pusat bisnis, ruang kantor dan administrasi.

3.    Special venue

Venue yang di dalamnya terdapat tempat –tempat atraksi seperti gedung –gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran (landmark dan icon) suatu daerah/kota, tempat –tempat olahraga. Contoh landmark dan icon kota Sydney adalah Opera House Sydney, ini juga diakui sebagai ikon nasional dan sebagai pusat pertunjukan seni terkemuka. Tempat ini juga menawarkan ruang –ruang penyelenggaraan (fuction room) dengan kapasitas tempat duduk total 5000 orang, ada pula berbagai restoran yang menggambarkan Australia Modern, juga menawarkan makanan seafood dan internasional, fasilitas teknik yang modern, reservasi untuk tour keliling kawasan, makan malam yang eksklusif dan paket –paket tonton/pertunjukan.

  C.   Langkah –langkah memilih lokasi pameran

Memilih lokasi pameran merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan, karena akan sangat memengaruhi kelancaran kegiatan pameran yang akan dilaksanakan. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam memilih lokasi demi suksesnya suatu pameran adalah sebagai berikut:

1.    Menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan dengan cara:

a. Mengidentifikasi konteks dan jenis kegiatan (Meeting, Incentive Travel, Conference,Exhibition,Impressariat, Special Eventdll) serta kebutuhan terkait sifat dan jenis kegiatan (berkaitan dengan jumlah ruangan kapasitas ruangan, fasilitas yang terdapat didalam venue, teknologi, peralatan K3 (kesehatan, keselamatan, dan keamanan), specialentrance, loading dock, parkir, daya dukung listrik, toilet, dll) untuk memperoleh spesifikasi yang akurat.

b.    Melakukan analisis spesifikasi venue berkaitan dengan jumlah ruangan kapasitas ruangan, fasilitas yang terdapat didalam venue, teknologi, peralatan K3 (kesehatan,keselamatan, dan keamanan), special entrance,loading dock , parkir, daya dukung listrik, toilet, dll

c.    Menetapkan syarat spesifikasi venue dan lokasi kegiatan (kerangka acuan kerja, RPF (request for proposal ), dll. untuk dijadikan sebagai pedoman.

 

2.    Mengumpulkan informasi tentang venue dan lokasi kegiatan:

a. Mencari informasi yang dibutuhkan terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai spesifikasi dari berbagai sumber. Informasi yang dibutuhkan terkait venue meliputi: Aksesibilitas, Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan, Fasilitas yangterdapat di dalam venue, Teknologi, Peralatan,K3 (Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan),Special entrance, Loading dock , Parkir, Dayadukung listrik, Toilet,Kitchen, Banquet Facilities,F&B (Food and Beverage), dll

b. Menetapkan alternative venue dan lokasi kegiatan (indoor/ outdoor) sesuai dengan pedoman dan spesifikasi yang dimiliki.

c. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi (Website, Directory/Meeting Planner,Brosur, Majalah,Convention Bureau, Tourism Board, AsosiasidibidangIndustriPariwisata, NationalTourism Organization (NTO), KBRI, dll) terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai dengan spesifikasi.

d. Menjalin komunikasi dengan cara menghubungi sumber-sumber informasi terkait venue dan lokasi kegiatan.

 

3.    Melakukan site inspection

a.  Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting dalam melakukan site inspection, meliputi :Aksesibilitas,Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan, Fasilitas yang terdapat di dalam venue, Teknologi, Peralatan, K3 (Kesehatan, Keselamatan, danKeamanan),Special entrance, Loading dockParkir, Daya dukung listrik, Toilet,Kitchen,Banquet Facilities, F&B (Food and Beverage), dll

b. Menyiapkan checklist dan alat lain yangdibutuhkan dalam site inspection, diantaranya: daftar spesifikaasi kebutuhan event di venue, kamera, alat ukur

c.  Menyusun checklist dan alat lain yang termasuk dalam site inspection sesuai dengan spesifikasi kegiatan yang akan dilaksanakan

d. Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya: pengelola venue, teknisi venue, petugas keamanan, F&B (food and beverage), chef untuk menu, room division,referensi, dll.

e.    Menghubungi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection untuk dapat dilakukan dengan komunikasi terkait waktu pelaksanaan kegiatan site inspection

f. Site inspection dilakukan secara menyeluruh dengan menggunakan checklist yang telah disiapkan.

 

4.    Menetapkan venue dan lokasi kegiatan

a. Informasi yang dibutuhkan terkait alternatif venue dan lokasi kegiatan diperoleh melalui berbagai sumber dan pelaksanaansite inspection.

b.  Menganalisis kelebihan dan kelemahan masing-masing lokasi

c.    Venue dan kegiatan di pilih dari lokasi yang ada melalui proses pertimbangan dan diskusi dalam Tim.

d. Venue dan lokasi kegiatan di tetapkan

RANGKUMAN

1.    PENGERTIAN LOKASI PAMERAN

Venue dengan kata lain bisa diartikan dengan tempat/lokasi diselenggarakannya suatu kegiatan MICE (pameran, konvensi, seminar, launching, hiburan, kompetisi olahraga, dsb).

2.    Macam macam Venue:

a.    Redensial Venue

b.    Non-redensial venue

c.    Spesial venue

3.    MEMILIH LOKASI PAMERAN

a.    Menganalisis spesifikasi venuedan lokasi kegiatan yang dibutuhkan.

b.    Mengumpulkan informasi tentang venuedan lokasi kegiatan

c.     Melakukan site inspection

d.  Menetapkan venue dan lokasi kegiatan.

 

TUGAS:

Jawablah Pertanyaan – Pertanyaan di bawah ini!

1.  Apa yang di maksud dengan venue?
2.   Ada berapa macam venue
3.  yang kalian ketahui dan sebutkan!
4.  Sebutkan langkah-langkah dalam memilih lokasi pameran!
5.  Sebutkan factor- factor penting dalam site inspection!
6.   Informasi mengenai lokasi pameran harus akurat dan lengkap. Uraikan tahapan   kegiatan pengumpulan informasi tentang venue dan lokasi!