SUMBER DAYA MANUSIA DALAM BISNIS MICE - KELAS XI UPW BAB 3 (P2)

 C. Organisasi MICE di Indonesia

Terdapat beberapa organisasi yang menjadi wadah bagi pelaku MICE, baik berskala nasional maupun internasional. Dengan bergabung menjadi anggota suatu organisasi maka banyak manfaat yang akan diperoleh oleh anggota. Berikut ini beberapa organisasi yang menjadi wadah pelaku MICE.

1. Indonesia Congress & Convention Association (INCCA)

Indonesia Congress and Convention Association (INCCA) atau Asosiasi Kongres dan Konvensi Indonesia (AKKINDO) didirikan 28 Agustus 1998 di Jakarta sebagai asosiasi nirlaba yang menghimpun para stakeholders dalam industri Meeting, Incentive, Conference, and Exhibition (MICE) di Indonesia. Para stakeholders tersebut antara lain pelaku usaha jasa MICE, balai sidang, hotel dan resort, biro perjalanan wisata, transportasi, ekspedisi, kehumasan, media, dan perusahaan penunjang MICE lainnya seperti penyewaan peralatan, penerjemah, perbankan/asuransi, impresariat, dan sebagainya.

Pendirian INCCA tidak terlepas dari situasi pada masa ketika Indonesia mengalami krisis multidimensi. Kebulatan Tekad INCCA ditandatangani pada 10 September 1998. Dalam perjalanannya, INCCA mendapat sambutan yang sangat luas dari kalangan dunia usaha dan pemerintah maupun masyarakat. Bukan hanya nasional maupun daerah, melainkan juga internasional. Asosiasi ini sudah berdiri di 10 provinsi di Indonesia sejalan dengan upaya INCCA mempromosikan 10 destinasi konvensi utama Indonesia yaitu Bali, Jakarta, Batam, Medan, Padang, Makassar, Manado, Yogyakarta, Surabaya, dan Bandung.

INCCA telah berhasil mempromosikan pentingnya peran MICE dalam pembangunan umumnya dan pariwisata Indonesia, khususnya kè seluruh sector maupun daerah sehingga memperoleh apresiasi semua pihak. INCCA melangkah maju dengan langkah visioner untuk pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan pengembangan kerja sama internasional dalam rangka memperkuat industry MICE Indonesia. Tiga perkembangan ini telah menjadi tonggak penting dalam sejarah perkembangan industri MICE Indonesia.

INCCA juga telah berhasil mengembangkan etika bisnis dengan sasaran terciptanya kebersamaan antar-anggota, memberikan perlindungan dari perlakuan yang tidak bijaksana, serta pemeliharaan kemitraan dan rasa saling percaya antar anggota.

a.    Keanggotaan INCCA

Keanggotaan INCCA terbuka bagi berbagai organisasi bisnis atau yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan MICE internasional. INCCA tidak menerima keanggotaan personal. Berikut ini kategori anggota INCCA.

1. Professional Convention Organizer
2.  Convention Center
3.  Hotel & Resort
4. Travel Agent
5.  Airlines & Alliances
6.  Marketing Communication
7. Cargo Expedition/Freight Forwarder
8.  Mass Media/Publication
9. Other Related Convention Service Company
10.  Impresariat
11.  Transportation Company
12.  Simultaneous Interpretation Services
13.  University/Academy of Tourism
14.  Theme Park
15. Spa
16.  Other

b.    Keuntungan menjadi anggota lNCCA

Keuntungan menjadi anggota INCCA meliputi:

1.      menikmati kemudahan atas usaha-usaha yang dilakukan oleh asosiasi;

2.      memperoleh perlindungan dan atau pembelaan dari asosiasi;

3.      pengakuan akreditasi usaha;

4.      pengakuan kompotensi profesi SDM perusahaan;

5.      prioritas utama dalam pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan oleh asosiasi; serta

6.      memperoleh fasilitas lain seperti tanda anggota, sertifikat, buletin, informasi, dan sebagainya.

c.     Pelatihan

INCCA memberikan perhatian sangat besar bagi pengembangan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia melalui bisnis pendidikan dan pelatihan. Hal ini ditempuh karena kebutuhan jumlah SDM MICE yang sangat besar, baik sekarang maupun di masa mendatang serta adanya tantangan bagi peningkatan kualitas SDM MICE menghadapi globalisasi dan kompetisi global.

1.    Pendidikan formal MICE telah dirintis dengan kerja sama INCCA dengan sejumlah institusi pendidikan formal penting di Indonesia, yaitu Politeknik Negeri Jakarta (Politeknik Ul) untuk program studi MICE D3, D4, dan S1, serta Universitas Gajah Mada (UGM) untuk S2.

2.    Pendidikan nonformal dengan kerja sama antara INCCA, INCCA Institute dan Lembaga Sertivikasi Profesi (LSP) MICE dengan level sertifikat sebagai berikut.

a.      Certified Meeting Planner (CMP)

b.      Certified Conference Manager (CCM)

c.      Certified Conference Professional (CCP)

d.      Certified Master Management of Conference (CMMP)

Selain itu, INCCA menggelar event lain yang berkaitan dengan pengembangan SDM melalui penyelenggaraan diskusi, seminar, workshop, forum, dan lain-lain.

2.  International Congress and Convention Association (ICCA)

ICCA adalah asosiasi untuk industri pertemuan internasional. ICCA berpengalaman dalam menangani dan mengakomodasi pertemuan dan acara internasional dengan lebih dari 1.100 perusahaan dan organisasi anggota di hampir 100 negara di seluruh dunia. ICCA mengkhususkan diri dalam sektor asosiasi konvensi internasional dengan menawarkan data yang lengkap, saluran komunikasi, dan peluang pengembangan bisnis. ICCA didirikan pada tahun 1963 oleh sekelompok agen perjalanan.

a.  Tujuan ICCA

Tujuan ICCA adalah mengevaluasi cara-cara praktis untuk membuat industry perjalanan terlibat dalam pasar pertemuan internasional yang berkembang pesat dan bertukar informasi aktual terkait dengan operasi mereka di industry MICE. Perusahaan dan anggota dapat mengandalkan jaringan ICCA untuk menemukan solusi atas semua tujuan acara antara lain pemilihan tempat, saran teknis, bantuan transportasi untuk delegasi, dan perencanaan konvensi atau layanan ad-hoc.

Keanggotaan ICCA terdiri atas 1.190 perusahaan dan organisasi anggota di 98 negara dan wilayah di seluruh dunia antara lain

1.    destination marketing;

2.    meetings management;

3.    meetings support;

4.    venues; dan

5.    transport.

b.  Keuntungan menjadi anggota ICCA

Berikut merupakan keuntungan menjadi anggota ICCA

1.  Keuntungan bagi anggota

Manfaat menjadi anggota ICCA memberikan sasaran bisnis tertentu dalam strategi pertemuan internasional. Berikut ini keuntungan menjadi anggota ICCA:

a.  Pertemuan asosiasi internasional penelitian, penjualan dan pemasaran:

1.  Mengidentifkasi lebih banyak calon klien.

2.  Mengetahul informasi target client dari kegiatan klien.

3.  Melakukan komunikasi yang lebih efektif dengan calon klien.

4.  Merancang pendekatan strategis yang lebih baik di sector asosiasi internasional

5.  Meningkatkan peluang bertemu langsung dengan klien.

6.  Mendapatkan lebih banyak tawaran/menghasilkan lebih banyak penjualan.

b.  Memperkuat daya saing perusahaan/tujuan di bidang pertemuan internasional

1.  Membangun jaringan yang efektif.

2.  Membandingkan perusahaan dengan pesaing atau mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan.

3.  Mempromosikan perkembangan perusahaan dan kisah sukses dalam menangani klien.

4.  Memberikan pelatihan pada karyawan

5.  Memahami tren pasar dan kebutuhan klien

c.  Menjalin kerja sama dengan anggota ICCA lainnya

1.  Membangun relasi antara pemasok, klien dengan anggota ICCA.

2.  Memberikan informasi mengenai pengalaman, produk, dan layanan perusahaan kepada anggota ICCA.

3.  Pertukaran pimpinan bisnis.

4.  Membentuk kemitraan, merger, konsorsium, atau grup pengguna.

5.  Menjadi tuan rumah acara ICCA.

d.  Advokasi

1.  Memahami dan mempromosikan CSR yang terkait dengan industri pertemuan.

2.  Memahami dan mempromosikan pentingnya peningkatan ekonomi.

2.  Keuntungan bagi asosiasi

Berikut ini merupakan keuntungan bagi asosiasi.

a.  Kontak dengan eksekutif asosiasi lainnya

ICCA dapat menghubungkan anggota dengan buyer dan klien.

b.  Publikasi sumber daya pertemuan ICCA

ICCA melakukan serangkaian publikasi untuk membantu asosiasi eksekutif dalam menjalankan acara. Publikasi tersedia secara online dalam format PDF dan di pameran dagang utama sebagai publikasi cetak.

c.  Keahlian rapat asosiasi

Bentuk keahlian yang dimiliki sebagai berikut:

1.    melakukan negosiasi dengan hotel;

2.    bekerja sama dengan maskapai dan operator transportasi darat;

3.    bekerja sama dengan biro konvensi;

4.    kerja sama dengan asosiasi internasional dalam melakukan penawaran dan pengambilan keputusan; serta

5.    memiliki perjanjian kontrak dengan kongres utama dan tempat-tempat konvensi.

d.  Undangan ke acara-acara yang berhubungan dengan industri MICE.

e.  Nasihat tentang RFP

f.   Mengundang buyer (pembeli) sehingga mempermudah anggota untuk mendapatkan klien

3.  International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO).

The International Association of Professional Congress Organisers (IAPCO) merupakan sebuah organisasi nirlaba yang didirikan pada tahun 1968. IAPCO adalah asosiasi profesional untuk penyelenggara, perencana pertemuan, serta manajer kongres internasional, nasional, konvensi, dan acara khusus.

Asosiasi ini berkomitmen untuk meningkatkan standar layanan di antara para anggotanya dan sektor lain dari industri pertemuan melalui Pendidikan berkelanjutan dan interaksi dengan para profesional lainnya. Dengan lebih dari 100 anggota di lebih dari 35 negara. Beberapa keuntungan yang didapatkan dengan menjadi anggota IAPCO di antaranya

a.  mendapatkan pengakuan dari merek internasional-lAPCO yang dikenal dengan kriteria seleksi ketat untuk keanggotaannya;

b.  mendapatkan jaringan bisnis dan pertukaran informasi;

c.  keunggulan berkelanjutan yang dipantau oleh program penilaian tahunan;

d.  promosi bisnis melalui Hub Pengetahuan dan PCO;

e.  mendapatkan diskon bagi staf untuk menghadiri Seminar IAPCO EDGE;

f.   mendapatkan akses gratis ke web EDGE (platform pembelajaran online IAPCO);

g.  mendapatkan diskon untuk menghadiri PCMA Convening Leaders dan program Sertifikasi DES;

h.  mendapatkan tarif asuransi yang lebih murah untuk acara;

i.   menggunakan logo terakreditasi IAPCO pada kartu bisnis, situs web, dan sebagainya; serta

j.   Memberikan peluang bisnis untuk anggota IAPCO melalui sekretariat IAPCO.

4. IECA (Indonesian Exhibition Companies Association) / ASPERAPI (Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia)

IECA/ASPERAPI merupakan asosiasi penyelenggara pameran dan konvensi di Indonesia, didirikan di Jakarta berdasarkan lokakarya nasional yang diadakan pada 15-17 Februari 1990. IECA menjadi asosiasi yang mengelola penyelenggaraan pameran dan konvensi dalam negeri dan perusahaan jasa terkait lainnya di seluruh Indonesia. IECA melakukan pengawasan terhadap anggotanya dalam menyelenggarakan pameran dan konvensi yang berkualitas dengan cara yang profesional dan bertanggung jawab.

a.  Keanggotaan IECA

IECA adalah organisasi nirlaba yang terdaftar di bawah hukum Indonesia. Keanggotaan IECA terbuka untuk semua perusahaan di industri pameran, konvensi, dan pendukung berikut ini.

1. Penyelenggara pameran
2. Penyelenggara konvensi
3. Freight forwarder
4. Kontraktor stand
5. Pemilik balai pameran/convention center
6. Pemasok (supplier)
7. Industri pendukung

Sebagai organisasi, dana kegiatan dikumpulkan dari iuran anggota berasal dari biaya bersama, biaya keanggotaan bulanan, dan biaya kontribusi. IECA memiliki 13 kantor perwakilan yang tersebar di Indonesia yaitu Jawa Timur, Jawa Tengah, D.I. Yogyakarta, Sulawesi Selatan, Bali, Sumatra Utara, Jawa Barat, Kepulauan Riau, Riau, Aceh, Kalimantan, dan Banten.

b.  Manfaat untuk anggota lECA

Manfaat untuk anggota IECA meliputi:

1.  memberikan pemahaman dan pengetahuan yang lebih baik untuk meningkatkan bisnis;
2.  membantu anggotanya untuk mendapatkan kontak klien maupun calon klien;
3.  melayani para anggota dengan memberikan surat rekomendasi;
4. memberikan informasi bisnis termasuk semua publikasi IECA; dan
5. mendistribusikan undangan untukmenghadiri kegiatan untuk misi ekonomi domestik dan internasional.

5. EOC Indonesia

EOC Indonesia adalah asosiasi pelaku di bidang event organizer untuk mengembangkan, membangun, mengelola karier dan usaha seputar event. Grup ini dikelola dan diperuntukkan tidak hanya untuk anggotanya, tetapi juga semua orang yang tertarik dengan dunia event organizer. Misi EOC Indonesia adalah menjadi media bagi seluruh anggota untuk dapat melayani secara kolektif kebutuhan dari EO dan membantu anggota agar dapat bersaing di dunia industri global.

Semua pelaku EO, baik perorangan maupun lembaga yang memiliki tujuan positif untuk membangun EO Indonesia dapat bergabung dengan EOC Indonesia seperti berikut ini.

a.    Event organizer (exhibition organizer, wedding organizer, entertainment and music organizer, MICE, launching and gathering organizer, dan sebagainya).

b.    Event service dan supplier (advertising, digital printing, soundsys, lighting, peralatan pesta, kontraktor, multimedia audio visual, dekorasi, dan sebagainya).

c.     Event agency (agency SPG, model and talent, artist management, label, dan sebagainya).

d.    Event venue (hall, mall, hotel, dan sebagainya).

e.    Event media (printing, TV, radio, surat kabar, majalah, media online, dan sebagainya).

f.      Asosiasi event (lembaga pemerintah, asosiasi EO, dan sebagainya).

6.  IVENDO (Indonesia Event Industry Council)

IVENDO (Indonesia Event Industry Council) merupakan organisasi yang bersifat nirlaba. Dikelola secara mandiri, independen, dan profesional tanpa meninggalkan unsur-unsur sosial dan kemasyarakatan. Sebagai fondasi, IVENDO bergerak dengan asas kekeluargaan, persatuan, dan kesatuan. Musyawarah nasional pertama telah diselenggarakan pada tanggal 9 Mei 2018 di Menara 165, Jalan Letjen TB Simatupang, Jakarta, kemudian dibuatkan Akta Notaris Nomor 80 tanggal 9 Juni 2018 oleh Nurlisa Uke Desy, S.H. M.Kn. dan disahkan Kemenkumham dengan SK Nomor AHU0008176.AH.01.07 Tahun 2018 tanggal 28 Juni 2018.

Dengan adanya pengesahan ini, pada tanggal 8 Agustus 2018 Dewan Pengurus Pusat VENDO secara resmi mendeklarasikan hadirnya wadah para penggiat industry event dan siap bekerja untuk turut serta membangun industri pariwisata Indonesia. IVENDO mengadakan Focus Group Discussion (FGD) yang dikuti oleh lebih dari 160 anggotanya dari bidang penyedia atau pendukung acara, mulai dari perusahaan supporting event, pekerja event, talent and performance, hingga artist dan talents management.

Tujuan diadakannya FGD ini mencari masukan untuk pengembangan organisasi INVENDO. Selain itu, acara ini juga dimaksudkan sebagai sosialisasi tentang visi dan misi IVENDO. IVENDO adalah wadah bagi perusahaan maupun personal penggiat industri event untuk membawa industri MICE ke jenjang yang lebih baik dan mempunyai daya saing yang tinggi.

7.  Asosiasi MICE

Berikut ini asosiasi yang berkaitan dengan MICE di Indonesia.

a.  PHRI (Perhimpunan Hotel Restoran Indonesia)

Perhimpunan Hotel Restoran Indonesia yang dalam hubungan antarbangsa disebut Indonesia Hotel and Restaurant Association (HRA) merupakan kelanjutan dari organisasi Indonesia Tourist Hotel Association (ITHA) yang didirikan pada tanggal 9 Februari 1969. PHRI berpusat di Jakarta.

Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHR) adalah organisasi yang berorientasikan kepada pembangunan dan peningkatan kepariwisataan dalam rangka ikut serta melaksanakan pembangunan nasional. PHRI merupakan wadah pemersatu dalam memperjuangkan dan menciptakan iklim usaha yang menyangkut harkat dan martabat pengusaha yang bergerak dalam bidang jasa penyediaan akomodasi pariwisata/hotel dan jasa makanan dan minuman/restoran, serta lembaga pendidikan pariwisata.

Keanggotaan PHRI dipaparkan sebagai berikut.

1.  Hotel

Badan usaha jasa akomodasi/perhotelan mencakup hotel bintang dan nonbintang, dapat berupa hotel, vila, pondok wisata, bumi perkemahan, persinggahan karavan dan akomodasi lainnya yang digunakan untuk tujuan pariwisata yang terdaftar.

2.  Restoran.

Badan usaha jasa makanan dan minuman mencakup restoran, rumah makan, kafe, bar/kedai minum, serta d jasa makanan dan minuman lain yang terdaftar.

3.  Lembaga Pendidikan

Lembaga pendidikan pariwisata mencakup lembaga pendidikan tinggi di bidang parivwisata, sekolah menengah kejuruan di bidang pariwisata, atau lembaga pendidikan pariwisata lain yang terdaftar.

4.  Afiliasi serikat

Mitra kerja hotel dan restoran yang mencakup badan usaha jasa boga/catering, badan usaha manajemen perhotelan, badan usaha manajemen restoran, badan usaha konsultan pariwisata, badan usaha media pariwisata, dan badan usaha lain yang terdaftar.

5.  Afiliasi gabungan

Organisasi/asosiasi profesi di bidang parjwisata yang ada dalam lingkup badan usaha perhotelan dan restoran yang terdaftar.

b.  ASITA (Asosiasi Indonesian Travel Agent)

Asosiasi Perusahaan Perjalanan Wisata lndonesia juga dikenal dengan Association of the Indonesian Tours and Travel Agencies (ASITA) merupakan suatu perkumpulan yang mewadahi pengusaha di bidang jasa perjalanan wisata di Indonesia. Sebagai organisasi yang bertujuan sosial serta berlandaskan Undang-Undang Dasar 1945 dan Undang-Undang Kepariwisataan Indonesia. Organisasi ini didirikan pada tanggal 7 Januari 1971.

Tujuan pendirian ASITA meliputi:

1. mewakili dan memperjuangkan kepentingan anggota, menampung saran, serta memperjuangkan aspirasi anggota;
2. mengembangkan kemampuan dan meningkatkan keterampilan anggota agar dapat mencapai kinerja lebih baik;
3.  mengumpulkan dan menyebarluaskan kebijakan pemerintah serta ketentuan lain di bidang usaha perjalanan wisata; serta
4.  menjaga etika usaha, mencegah persaingan tidak sehat, mediasi, dan menggalang kerja sama untuk kepentingan anggota serta kepariwisataan.

 

Rangkuman

Dalam penyelengaraan MICE, kegiatan manajemen sumber daya manusia yang efisien dan efektif dapat tercipta apabila suatu organisasi melakukan proses yang sistematis. Selain itu, secara konsisten melakukan identifikasi kebutuhannya dan membuat keputusan.

Meeting planner manager dalam penyelengaraan MICE berperan dalam merencanakan, mengelola, menyelenggarakan, dan mengevaluasi kegiatan yang berkaitan dengan meeting. PCO merupakan usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran yang telah mendapatkan lisensi untuk merencanakan, mengorganisasi suatu kegiatan MICE, serta memberikan jasa pelayanan bagi para pelaku dalam kegiatan tersebut.

Steering committee adalah sekelompok orang yang bertugas memberikan pengarahan suatu kegiatan seperti penyelenggaraan suatu konvensi.

Organizing committee adalah komite/panitia penyelenggara yang dibentuk berdasarkan keputusan yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki kemampuan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan dalam rincian kegiatan dengan tugas merencanakan, mempersiapkan, dan menyelenggarakan kegiatan konvensi.

Tugas utama dari seorang event manager adalah untuk mengonfirmasi semua keputusan dan bersikap sebagai pemimipin pusat serta mengarahkan serta mengontrol semua aktivitas individual kepada stafnya yang sudah didelegasikan tanggung jawab masing-masing.

Production manager bertanggung jawab terhadap segala hal yang berkaitan dengan teknis acara seperti stage, light system, sound system, front of house, security, tenda, electricity, dan lain-lain.

Lembaga sertifikasi untuk sumber daya manusia dalam MICE yaitu LSP MICE. LSP MICE didirikan oleh Indonesian Congress and Convention Association (INCCA) dari unsur industri; Politeknik Negeri Jakarta dan INCCA Institute dari unsur pendidikan; Himpunan Profesional Konferensi dan Pameran Indonesia (HPKP) dari unsur organisasi profesi.