PROPOSAL - Pengelolaan MICE Kelas XII UPW Bab 7

 

KOMPETENSI DASAR :

3.7. Menganalisis Proposal Pameran

4.7. Menyusun Proposal Pameran

TUJUAN PEMBELAJARAN :

1. Siswa mampu memahami pengertian proposal suatu kegiatan

2. Siswa mampu memahami tujuan pembuatan dan isi suatu proposal

3. Siswa dapat membuat dan menyusun sebuah proposal kegiatan

 

Proposal merupakan tahap awal dalam melakukan kegiatan penyelenggaraan pameran ataupun acara tertentu. Proposal ini digunakan sebagai acuan kegiatan dan sebagai pertimbangan pada saat pengambilan sebuah keputusan. Proposal yang disusun memiliki tuiuan untuk mendapatkan dukungan, perizinan berbagai pihak terkait, bisnis, proyek penelitian, dan lain sebagainya. Proposal kegiatan atau acara pada umumnva akan diserahkan kepada calon donator atau sponsor untuk mendapatkan bantuan modal penyelenggaraan acara. Proposal yang dibuat dan diserahkan kepada calon sponsor disebut dengan proposal sponsorship.

A. TUJUAN PROPOSAL

Proses pembuatan proposal terbentuk dari suatu hal yang belum terjadi sehingga proposal harus dibuat dengan sebaik mungkin agar mampu meyakinkan seseorang, instansi, maupun perusahaan untuk mencapai tujuan atau maksud yang diharapkan oleh pembuat proposal. Berikut ini merupakan tujuan dari pembuatan proposal:

1.      Sebagai bentuk penawaran atau permintaan bantuan kepada pihak lain.

2.      Penawaran suatu kegiatan yang berkaitan dengan pihak tertentu.

3.      Sebagai sebuah persetujuan untuk pekerjaan penelitian yang legal.

4.      Permohonan bantuan dana kepada pihak lain.

5.      Sebagai sarana untuk memberikan masukan atau usulan terhadap sebuah masalah.

B. MANFAAT PROPOSAL KEGIATAN

Proposal disusun berdasarkan kegiatan yang akan diselenggarakan. Kegiatan dalam pengusulan proposal bisa berupa proposal kegiatan, proposal penelitian, dan proposal usaha. Mantaat penulisan proposal kegiatan antara lain:

1. Proposal Kegiatan

Merupakan proposal untuk melaksanakan kegiatan tertentu baik dalam sekolah, kampus maupun publik. Proposal ini disusun untuk pengajuan perizinan bahkan sampai dengan permohonan pendanaan. Dalam proposal kegiatan ini berisi pengusulan, ide kegiatan, konsep kegiatan sekaligus sebagai panduan kegiatan. Adapun kegunaan dari proposal kegiatan yaitu:

a.       sebagai sarana berita atau data bagi pihak terkait;

b.      membantu panitia dalam mencari bantuan dan dukungan

c.       meyakinkan pihak sponsor untuk memberikan pendanaan;

d.      sebagai konsep dasar untuk menjelaskan proses kegiatan; dan

e.       media untuk menjelaskan tentang isi kegiatan kepada pihak terkait.

2. Proposal Usaha

Proposal usaha biasanya digunakan untuk mengajukan izin dan mendirikan usaha baik untuk perorangan, organisasi atau sebuah perusahaan. Isi dari proposal usaha antara lain profil usaha, estimasi keuntungan dan kerugian dari usaha yang diusulkan dan rincian pendanaan. Fungsi dari penulisan proposal usaha antara lain:

a.       sebagai sarana awal bagi pengusaha untuk mengembangkan dan mengenalkan usaha;

b.      sebagai alat informasi dan media penunjang bagi mitra bisnis,

c.       sebagai media informasi tentang sumber finansial serta dokumen evaluasi finansial; dan

d.      sebagai media analisis aspek usaha yang dijalankan.

3. Proposal Proyek

Proposal ini biasanya berisi pengajuan untuk rencana kerja dan informasi teknis dan biasanya berisi tender dari instansi pemerintah maupun swasta.

Tujuan dari proposal proyek, yaitu:

a.       sebagai pedoman pada saat melakukan pekerjaan;

b.      sebagai media informasi yang lebih meyakinkan; dan

c.       sebagai gambaran rencana kerja dan langkah kerja selama melaksanakan proyek.

4. Proposal Penelitian

Proposal yang berisi topik masalah, latar belakang, ruang lingkup, metode penelitian, waktu, dan tempat penelitian. Proposal jenis ini biasanya digunakan oleh akademisi dalam meneliti suatu permasalahan. Berikut ini manfaat dari proposal penelitian, yaitu:

a.       sebagai pedoman bagi sebuah penelitian atau pengkajian kasus formal;

b.      gambaran singkat pada proses dan alur penelitian; dan

c.       sebagai sarana untuk mengajukan bantuan dana penelitian.

C. BAGIAN ISI PROPOSAL

Pentingnya sebuah proposal, maka perlu memperhatikan poin-poin penting dalam mengajukan proposal. Berikut merupakan isi dari proposal pameran sederhana yang terdiri dari:

1.      Pendahuluan;

2.      Nama kegiatan pameran;

3.      Waktu pelaksanaan;

4.      Tempat Pameran

5.      Tema Pameran;

6.      Tujuan dilaksanakan pameran;

7.      Susunan kepanitiaan;

8.      Rencana Anggaran Biaya (RAB);

9.      Susunan acara; dan

10.  Penutup.

Salah satu tujuan dari pembuatan proposal kegiatan yaitu kegiatan pameran, di mana tujuan utamanya yaitu untuk menarik sponsor. Adapun detail yang perlu diperhatikan dalam pembuatan proposal untuk sponsorship, yaitu:

1.      Latar Belakang, berisi alasan pentingnya kegiatan dan manfaat dari kegiatan/ event yang akan dilaksanakan atau dicapai. Dalam latar belakang ini terdiri atas pendahuluan, isi dan penutup dengan susunan dari umum menuju khusus.

2.      Tujuan Kegiatan, memberikan jawaban dari "untuk apa" kegiatan ini dilaksanakan dan secara spesifik tujuan kegiatan ini dikupas.

3.      Nama dan Tema Kegiatan, berisi konsep acara secara umum yang dijabarkan secara spesifik.

4.      Bentuk Kegiatan, berisi tentang kegiatan yang ada dalam acara tersebut.

5.      Sasaran dan Target Kegiatan, berisi perkiraan jumlah peserta yang hadir dan tokoh siapa saja yang akan hadir.

6.      Waktu dan Lokasi Acara, berisi waktu pelaksanaan dengan memilih lokasi yang strategis dan dikenal banyak orang.

7.      Kepanitiaan/penyelenggara, berisi daftar panitia yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

8.      Susunan Acara, berisi jadwal dan rundown acara yang akan dilaksanakan.

9.      Rencana Anggaran, berisi estimasi biaya yang diperlukan dalam kegiatan tersebut. Biasanya untuk estimasi biaya ini dilampirkan.

10.  Penutup, berisi penegasan, kesimpulan, dan harapan serta ucapan terima kasih.

11.  Lampiran-lampiran, berisi mengenai ketentuan sponsorship, seperti tentang batas akhir penyerahan materi sponsorship, dan sebagainya.

D. PERSIAPAN BIDDING PROPOSAL

Bidding adalah dokumen berkas yang berisi permohonan resmi dalam rangka mengusulkan pengadaan suatu acara, konvensi atau konferensi. Biasanya dokumen tersebut berisi penawaran untuk menjadi tuan rumah penyelenggaraan konferensi.

1. Aspek Bidding

Aspek bidding yang berisi tanda tangan dan pengesahan dari pimpinan tertinggi dari calon penyelenggara konvensi maupun seminar serta di dalamnya memuat persetujuan dari pemerintah daerah, industry pariwisata, serta instansi swasta pendukung.

a.       Aspek Organisasi: ada perancangan, koordinator lapangan, manajer yang memiliki kerja sama yang sinergi dengan pihak yang berkaitan untuk mendukung kelancaran kegiatan di lapangan.

b.      Aspek Teknis: aksesibilitas yang mudah untuk ditempuh serta amenities yang lengkap dan nyaman.

c.       Aspek Transportasi: moda transportasi yang nyaman sesuai dengan jumlah peserta.

d.      Aspek Finansial: aspek harga dalam kewajaran misalnya untuk biaya sewa akomodasi, transportasi, tiket masuk objek, gala dinner, dan lain sebagainya.

2. Isi dari Bidding Dokumen

Isi dari bidding dokumen adalah sebagai berikut.

a.       Surat pengantar formal.

b.      Perkiraan biaya penyelenggaraan.

c.       Tempat penyelenggaraan.

d.      Akomodasi.

e.       Aksesibilitas.

f.       Convention Venue.

g.       Garis besar program.

3. Menyiapkan Dokumen Penawaran (Bid Document) dengan Kemasan yang Menarik

Berikut adalah cara menyiapkan penawaran dengan kemasan yang menarik.

a.       Surat pengantar dari organisasi yang akan mensponsorinya.

b.      Pesan dari pejabat pemerintah yang membidangi dan ada hubungan dengan penyelenggaraan pameran tersebut.

c.       Informasi mengenai sarana dan fasilitas konvensi dan pameran bila diperlukan.

d.      General information, seperti way of life, jumlah penduduk, iklim cuaca, mata uang, bahasa, dan lain-lain.

e.       Perkiraan biaya penyelenggaraan konvensi, bila diperlukan.

f.       Program yang siap disajikan kepada para peserta termasuk spouse/accompany.

4. Faktor-Faktor yang Mendukung Tercapainya Sebuah Bidding

Berikut adalah faktor-faktor yang mendukung tercapainya sebuah bidding.

a.       Memperhatikan kualitas dari objek atau daya tarik wisata.

b.      Memahami kelebihan dan kekurangan dari kota atau negara pesaing.

E. PENETAPAN STRATEGI PENAWARAN (BIDDING)

Ada tujuh poin penting strategi penawaran yang harus dipahami oleh perencanaan konvensi, antara lain:

1. Source and Quality the Opportunity (Sumber Daya dan Peluang)

Berikut adalah kemampuan sumber daya dan peluang dalam penetapan strategi penawaran.

a.       Peluang yang akurat.

b.      Pameran dagang

c.       Melakukan pendekatan dengan calon pembeli potensial.

d.      Membuat catatan kebutuhan.

e.       Jawaban dari iklan/surat langsung.

f.       Database dari organisasi konvensi, pameran, dan lain-lain.

g.       Melakukan kerja sama bersama jenis usaha yang bergerak di industri MICE seperti akomodasi, transportasi, katering, PCO, dan sebagainya.

h.      Mempunyai keterampilan dalam komunikasi untuk penawaran dan pemasaran.

2. Skala Prioritas Utama Terhadap Pengaruh Ekonomi (Prioritize Leads According to Potential and Economic Impact)

Berikut adalah skala prioritas utama terhadap pengaruh ekonomi.

a.       Melakukan pengecekan di daerah lokal.

b.      Industri yang berkaitan.

c.       Mengidentifikasi calon pembeli lokal potensial.

d.      Memperhitungkan jumlah peserta atau perwakilan

e.       Melengkapi fasilitas untuk kebutuhan acara.

f.       Menganalisis pengaruh ekonomi global.

g.       Profil dan status bisnis.

3. Rekrut Tenaga Local (Recruit Local Support)

Panitia lokal dan kantor perwakilan penyelenggaraan konvensi (PCO, MP dan BPW) merupakan hal yang penting. Penjelasan tentang keuntungan (explain the benefits).

a.       Martabat.

b.      Fokus.

c.       Penghasilan atau pendapatan.

4. Kelengkapan Dokumen

Kelengkapan dokumennya antara lain sebagai berikut.

a.       Penentuan tanggal kegiatan.

b.      Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.

c.       Durasi waktu.

d.      Gambaran peserta.

e.       Sponsorship.

f.       Susunan kepanitiaan.

g.       Anggaran biaya.

h.      Perlengkapan akomodasi dan venue.

i.        Transportasi.

j.        Penyusunan acara bagi para pendamping.

k.      Penyusunan acara wisata sebelum/sesudah acara.

5. Identifikasi Kunci Keberhasilan Penawaran

Kemampuan yang diperlukan untuk mengidentifikasi adalah sebagai berikut.

a.       Citra organisasi/perusahaan yang baik.

b.      Mengidentifikasi hambatan pelaksanaan.

c.       Menyadari akan situasi politik.

d.      Memahami kebudayaan lokal.

e.       Mampu menggambarkan ide produk atau tujuan kunjungan.

6. Identifikasi Kompetitor

Adapun identifikasi kompetitor adalah sebagai berikut.

a.       Mengidentifikasi keunggulan pesaing.

b.      Melakukan riset mengenai penawaran sebelumnya.

c.       Mengetahui kelebihan dan kelemahan pesaing.

7. Penetapan Lokasi Penyelenggaraan

Untuk menetapkan lokasi penyelenggaraan perlu syarat-syarat berikut ini.

a.       Daya tarik yang dimiliki oleh lokasi kunjungan.

b.      Penghitungan biaya transportasi.

c.       Aksesibilitas.

d.      Kelengkapan akomodasi, venue, dan moda transportasi.

e.       Keterampilan staf.

f.       Petugas keamanan.

g.       Keadaan iklim dan lingkungan.

 

Rangkuman

1.      Proposal adalah suatu rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan dalam bentuk tulisan dan dijabarkan dengan terstruktur dan spesifik.

2.      Bidding adalah suatu dokumen yang berisi tentang permohonan resmi pengajuan penyelenggaraan acara, konvensi, atau konferensi.

3.      Proposal umumnya terdiri atas pendahuluan, nama kegiatan pameran, waktu pelaksanaan, lokasi pameran, tema pameran, tujuan dilaksanakan pameran, susunan kepanitiaan, rencana anggaran biaya, susunan jadwal acara, dan penutup.