SUSUNAN ACARA MICE - Pengelolaan MICE Kelas XI - Bab 6

 

Kompetensi Dasar:

3.6.   Menganalisis susunan Acara MICE.

4.6.   Menyusun MICE.

 

Tujuan Pembelajaran:

Setelah mempelajari bab ini, siswa diharapkan mampu:

1.    menjelaskan susunan acara MICE,

2.    memahami susunan acara MICE, serta

3.    membuat susunan acara MICE.

 

Siapa yang tidak mengenal susunan acara atau biasa disebut dengan rundown acara? Anda yang gemar berorganisasi atau sering menjadi panitia kegiatan pasti tidak asing dengan rundown. Susunan acara atau rundown acara ini merupakan salah satu bagian penting dalam penyelengaraan acara MICE.

Apa itu susunan acara atau rundown acara? Susunan acara atau rundown acara merupakan suatu perencanaan untuk memperlancar suatu acara sehingga berjalan sesuai rencana atau sistematis untuk efisien waktu yang membutuhkan persiapan matang. Dengan adanya rundown, persiapan dapat dilakukan dengan mudah dan acara berjalan lancar.

A. Memahami Acara

Acara merupakan suatu kegiatan yang telah disusun secara matang oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Acara merupakan salah satu bagian yang tidak terpisahkan dalam penyelengaraan MICE.

1. Klasifikasi Acara

Terdapat tiga bentuk acara yang perlu diketahui oleh penyelenggara MICE. Dengan mengetahui jenis dan klasifikasi acara maka penyelenggara MICE dapat mengatur langkah lebih lanjut mengenai ruang lingkup acara yang akan digelar dan menyesuaikan dengan klasifikasi acaranya. Adapun klasifikasi acara dibedakan menjadi 3.

a. Acara formal

Acara formal ialah suatu acara yang memiliki aturan baku dan setiap aturannya harus dipatuhi oleh para hadirin atau orang-orang yang datang. Penanda acara formal ini yakni adanya susunan acara yang sudah disusun, menggunakan bahasa yang formal atau resmi, dan hadirin yang datang memakai pakaian sesuai dengan acara.

Contoh acara formal antara lain upacara bendera, ibadah umum, upacara pemberkatan, wisuda, upacara pelantikan, upacara adat, seminar dan upacara kenegaraan. Nama pembawa acara yakni MC (Master of Ceremony), liturgos, protokol, pranata cara, moderator, dan WL (pemimpin pujian).

b. Acara semi formal

Acara semi formal ialah suatu acara yang aturan di dalamnya tidak terlalu resmi, tetapi menggunakan bahasa yang baik dan sopan. Dalam cara ini, terkadang memiliki aturan berpakaian dan terkadang pakaian yang dipakai bebas.

Contoh acara semi formal antara lain pentas seni sekolah, acara pemberian penghargaan, pagelaran musik, ulang tahun sekolah, peresmian gedung, ulang tahun perusahaan, perayaan HUT RI, dan lain-lain. Adapun nama pembawa acara yakni MC dan presenter.

c. Acara nonformal

Acara nonformal ialah suatu acara yang aturan berbahasa dan berpakaiannya bebas. Contoh: ulang tahun teman, talk show, reality show, arisan, lomba-lomba, pesta-pesta pribadi, serta acara musik dan konser musik. Adapun nama pembawa acaranya yakni MC, presenter, host, dan VJ.

2. Macam-Macam Acara dalam MICE

Acara MICE terbagi menjadi 4 macam.

a. Meeting

MICE dalam penyelenggaraannya akan melakukan perancangan keseluruhan acara pertemuan sesuai yang diinginkan para klien. Teknis dari meeting ini biasanya klien akan mendiskusikan beberapa hal dengan EO, mulai dari tanggal, jumlah peserta, tempat yang diinginkan, dan lain-lain. Apabila dibutuhkan, EO akan memberikan beberapa masukan.

Setelah itu, mulai merancang dan memesan tempat untuk pertemuan. Namun acara besar seperti rapat atau pameran biasanya akan memakan waktu yang agak lama untuk mempersiapkan segalanya, bahkan turut serta dalam mencari sponsor.

b. Musik dan hiburan

Dewasa ini acara hiburan dan musik sangat populer di berbagai kalangan. Acara konser musik dengan artis lokal maupun mancanegara bukanlah hal yang asing. Event organizer tidak hanya merancang acara dan tempat, namun juga ikut andil dalam proses mencari sang artis untuk tampil pada acara konser tersebut.

Gambaran daftar pekerjaan EO di bidang musik salah satunya mendiskusikan tempat, tanggal, desain panggung, hingga kebutuhan sang artis. Selain itu, event organizer juga berperan dalam mencari mitra, sponsor, dan media partner dengan tujuan agar acaranya terkenal dan sukses.

c. Acara pertemuan keluarga

Saat keluarga besar berkumpul bersama akan menjadi hari yang membahagiakan. Tidak hanya keluarga, namun acara kumpul bersama anggota komunitas atau perusahaan juga dibutuhkan dalam rangka menjalin hubungan kekeluargaan para anggota dan karyawan.

Selain itu, tidak jarang ada suatu acara reuni yang turut mengundang keluarga para karyawan untuk ikut memeriahkan suasana kebersamaan di suatu tempat. Dalam hal, ini event organizer pun hadir untuk membantu mengatur acara mulai dari tempat, kegiatan, MC, dan sebagainya.

d. Peluncuran produk baru

Ketika ada sebuah produk baru perlu adanya sebuah kepanitiaan untuk melakukan promosi dan mengelola acara tersebut. Hal ini bertujuan agar produk yang dikenalkan dapat disampaikan dengan tepat kepada masyarakat. Pihak EO harus tepat menentukan tanggal dan lokasi agar acara tersebut ramai dan sukses.

Selain itu, strategi dan cara pemasaran pun turut dilakukan perancangan dengan tepat. Hal tersebut bertujuan agar produk yang dikenalkan mendapat banyak konsumen dan bahkan menjadi trend. Salah satu hal yang dapat dijadikan pertimbangan untuk menarik konsumen yakni adanya diskon dan replika maskot.

e. Seminar

Pihak penyelenggara MICE sering menyediakan jasa penyelenggaraan sebuah seminar atau pelatihan kepemimpinan yang banyak dibutuhkan perusahaan perusahaan. Hal ini bertujuan membekali karyawan perusahaan tersebut rasa kepemimpinan yang baik dan loyalitas terhadap perusahaan.

Daftar paket yang dimiliki penyelenggara MICE sudah siap ditawarkan kepada para perusahaan yang ingin bekerja sama. Mulai dari pembicara, materi, dan metode pelatihan semua ditangani oleh event organizer. Apabila semakin terkenal pembicara pelatihannya akan semakin mahal tarif pelatihannya.

f. Tour wisata

Istilah lain dari penyelenggara tour wisata adalah sebagai event organizer. Hal ini karena penyelenggara tour wisata juga melakukan pengaturan keseluruhan acara wisata. Semua sudah direncanakan oleh pihak penyelenggara, mulai dari berangkat, kendaraan yang digunakan, tempat-tempat yang dituju, penginapan, hingga konsumsi.

Paket yang ditawarkan bermacam-macam sesuai tempat tujuan, level pelayanan, atau lama perjalanan. Paket tersebut disesuaikan dengan kuota yang disediakan dan promo yang berlangsung. Dengan adanya event organizer tour wisata akan memudahkan para pelanggan atau klien untuk menikmati liburan dengan santai.

g. Seni dan budaya

Saat ini acara budaya dan seni berkembang pesat seperti festival kebudayaan atau pementasan seni. Terselenggaranya festival kebudayaan menjadi hal yangnsangat diminati oleh berbagai kalangan karena memberikan sesuatu yang berbeda dengan aktivitas sehari-hari. Acara seni seperti pertunjukan alat musik, tarian, pameran lukisan, atau pameran seni lainnya banyak diminati oleh pecinta seni. Dalam mewujudkan acara tersebut, diperlukan tim event organizer agar penyelenggaraan acara tersebut berjalan dengan sukses.

3. Pihak yang Terlibat dalam Acara

Terdapat beberapa pihak yang tercantum dalam suatu acara antara lain sebagai berikut.

a. Protokol/keprotokolan

Kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan bagi seseorang sesuai dengan jabatan/kedudukan dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Arti protokoler menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yakni berhubungan/berkaitan dengan sistem dengan protokol atau sifatnya keprotokolan. Protokoler dalam arti luas adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan, baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.

b. MC

Pembawa acara adalah orang atau petugas yang melakukan pengumuman jalannya suatu acara. Acara ini dilakukan sejak awal pembukaan acara sampai penutupan. Pimpinan pelaksana upacara/acara dengan tugasnya melakukan pengaturan sejak persiapan hingga jalannya acara dan hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan, MC dapat dibantu dengan pembawa acara (announcer) atau sering kali MC merangkap menjadi pembawa acara.

4. Peranan Pewara dan Protokol dalam Acara MICE

Pembawa acara (pewara) atau lebih dikenal dengan Master of Ceremony (MC) dan protokol berkaitan dengan pelaksanaan suatu acara. Sukses atau tidak di sebuah acara MICE pada dasarnya bergantung pada pewara dan protokol.

a. Pewara (MC)

Belakangan ini pewara menjadi salah satu profesi yang banyak menarik minat masyarakat, khususnya generasi muda untuk menekuninya. Menjadi seorang pewara selain dapat membawa seseorang menuju jenjang popularitas, ternyata secara ekonomis dapat menjadi profesi yang menjanjikan sebagai sumber pendapatan. Namun menjadi seorang pewara bukanlah suatu hal yang mudah.

Terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, antara lain memiliki penampilan menarik, memiliki rasa percaya diri yang tinggi, memiliki kemampuan berbahasa yang baik dan benar, memiliki warna suara yang berkarakter dan olah vokal yang baik, berpengetahuan luas, berjiwa periang atau memiliki sense of humor, serta memillki gerakan tubuh yang mengesankan.

Dalam pelaksanaan suatu acara, pewara mempunyai tugas pokok, yaitu membuka acara, memandu acara, dan menutup acara. Dalam membuka pewara harus menunggu isyarat dari pelaksana kegiatan/panitia bahwa acara dapat dimulai. Setelah menerima isyarat, pewara membuka acara yang diawali dengan salam pembuka dan sapaan penghormatan kepada tamu kehormatan (VVIP/VIP) serta undangan lainnya.

Dalam memandu acara, pewara mempersilakan seseorang untuk menyampaikan laporan, sambutan, pidato, atau ceramah. Dalam hal ini, pewara cukup dengan mengonsentrasikan diri pada judul acara dan nama pembicara. Apabila seseorang pembicara memiliki gelar atau pangkat, sebutkan nama, gelar, dan pangkat tersebut dengan benar.

b. Protokol

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang protokol disebutkan bahwa protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan.

Tata tempat merupakan aturan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintah, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Berhasil atau tidak suatu acara dalam MICE bergantung pada protokol. Oleh karena itu, protokol memegang peranan penting dalam setiap acara yang dilakukan. Di dalam protokol terdapat ruang lingkup tugas di antaranya

1.    segi keupacaraan meliputi pelantikan dan serah terima jabatan, peringatan hari-hari besar nasional, seminar;

2.    segi kunjungan meliputi kunjungan kenegaraan, kunjungan resmi, dan penyelenggaraan resepsi atau jamuan.

 

B. Susunan Acara

Pada sebuah acara MICE akan ada sebuah susunan acara, mulai dari awal hingga akhir acara agar acara berjalan dengan baik dan tersusun. Susunan acara tersebut dibawakan oleh pembawa acara atau MC sebagai panduan untuk memimpin selama jalannya acara.

Adapun isi dari susunan acara tersebut berbeda-beda, bergantung pada jenis acaranya. Misalnya pada sebuah acara seminar maka isinya akan berbeda dengan acara pada peringatan proklamasi kemerdekaan Indonesia. Demi kelancaran acara, penyelenggara membutuhkan susunan acara.

 

1. Memahami Susunan Acara

Susunan acara adalah suatu susunan dalam acara yang sudah tersistematis. Susunan acara memegang peranan penting dalam penyelengaraan MICE. Dengan adanya susunan acara maka kegiatan MICE dapat berjalan dengan lancar dan pembawa acara dapat dengan mudah melaksanakan tugasnya.

 

2. Fungsi Susunan Acara

Berikut ini beberapa fungsi dari susunan acara.

a. Agar acara lebih teratur

Dalam susunan acara MICE pada umumnya ditulis lengkap mengenai acara apandan bagaimana nanti acara MICE akan berlangsung. Susunan acara dibuat mulai dari awal hingga akhir. Salah satu gunanya adalah agar acara yang berlangsung lebih teratur.

Setiap bagian acara dalam MICE akan diatur secara lengkap dan teratur. Jadi, acara berjalan dengan rapi dan runtut. Hal ini untuk mengetahui urutan acara tersebut mana yang lebih baik, dan tidak menimbulkan kebingungan ketika acara berlangsung.

b. Menghemat waktu

Dengan adanya susunan acara MICE maka Anda dapat menghemat waktu dan dapat menentukan berapa lama acara penyelengaraan MICE akan berlangsung. Hal ini karena dalam susunan acara juga ditulis berapa lama acara tersebut akan berlangsung. Misalnya acara kata sambutan dua puluh menit, lalu acara opening lima belas menit, dan bagian acara lainnya.

Dengan demikian, Anda dapat memperkirakan berapa lama acara akan berlangsung. Jadi, acara Anda tidak akan menghabiskan waktu yang sia-sia.

c. Mengoordinasi panitia dan pengisi acara

Dengan adanya rundown maka panitia dan pengisi acara yang bersangkutan dapat melakukan hal lebih baik. Jadi, panitia tahu kapan harus melakukan sesuatu yang berkaitan dengan berlangsungnya acara. Begitu juga dengan pengisi acara, ia tahu kapan akan bersiap untuk mengisi acara sehingga tidak ada kesalahan.

d. Membuat semua bagian menjadi terkoordinasi

Tidak ada bagian acara yang meleset. Semua bagian acara tahu apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, dan juga bagaimana cara untuk melakukannya.

 

3. Hal yang Diperhatikan dalam Membuat Susunan Acara MICE

Susunan acara dibuat dengan melakukan perencanaan yang matang terlebih dahulu.

Hal ini bertujuan agar susunan acara tersebut dapat berjalan dengan lancar. Berikut beberapa hal yang wajib diperhatikan dalam membuat susunan acara.

a. Jenis acara

Jenis acara seperti apa yang akan dibuat susunan acaranya karena setiap kegiatan atau acara susunan acaranya pun berbeda.

b. Bentuk acara

Terlebih dahulu Anda mengetahui bentuk acaranya seperti apa, misalnya formal atau nonformal sebelum membuat susunan acara. Hal ini karena susunan acara sangat erat kaitannya dengan materi acara tersebut, bentuk acara, serta persiapan sarana prasarananya.

c. Alokasi waktu

Anda harus memastikan durasi waktu yang diperlukan selama acara berlangsung dan pastikan jika susunan acara yang dibuat tidak melebihi durasi waktu yang telah ditentukan.

d. Kreativitas

Kreativitas perlu diterapkan pada sebuah susunan acara agar audiens tidak merasa bosan dengan acara yang dibuat.

e. Tidak melanggar kaidah hukum dan norma yang berlaku.

Dalam membuat susunan acara MICE, pihak penyelenggara harus mematuhi kaidah hukum yang berlaku dan harus mematuhi norma-norma yang berlaku di wilayah tempat penyelengaraan MICE.

 

4. Tahap-Tahap Membuat Susunan Acara

Berikut ini penjelasan mengenai cara atau tahap-tahap dalam membuat susunan acara yang baik.

a.    Susunan acara pada umumnya dibuat oleh pantia yang masuk dalam bidang acara.

b.    Pembuat susunan acara atau rundown acara harus selalu memantau jalannya acara MICE yang telah dibuat.

c.    Usahakan waktu yang telah dibuat pada susunan acara atau rundown acara sesuai dengan jalannya acara (tidak terlambat atau lebih cepat).

d.    Perlengkapan yang dibuat harus dikoordinasikan dengan panitia dari bidang perlengkapan.

e.    Penanggung jawab adalah orang atau panitia yang bertanggung jawab atau yang memimpin atas setiap bagian acara yang menjadi bagian tanggung jawabnya. Penanggung jawab ini lebih baik hanya berjumlah satu orang atas setiap bagian dari acara MICE. Apabila penanggung jawab terlalu banyak akan terjadi perdebatan akibat perbedaan prinsip masing-masing dari mereka.

f.     Penanggung jawab ini dapat laki-laki dan perempuan, bergantung pada

g.    kesesuaian posisinya.

h.    Sebaiknya sebelum acara dimulai, setidaknya satu hari sebelum acara seluruh panitia dan semua yang terlibat dalam acara atau kegiatan harus melakukan gladi bersih terlebih dahulu agar dapat menyesuaikan dengan waktu yang ada di susunan acara.

i.      Seluruh panitia harus berkoordinasi dengan baik sesuai dengan susunan acara yang telah dibuat.

j.      Usahakan harus saling percaya antarpanitia dan bertanggung jawab atas apa yang telah ditugaskan atau sesuai dengan tugas masing-masing.

 

5. Contoh susunan acara dalam MICE.

Berikut Merupakan Contoh Susunan Acara dalam Kegiatan MICE

 a. Contoh Susunan Acara Perjalanan Wisata

Susunan Acara Perjalanan Wisata

Hari Pertama

1. 06.00-06.15 Berkumpul di Pelabuhan Kali Adem Muara Angke-meeting point (tim kami akan menjemput Anda untuk naik kapal).

2. 06.15-06.30   Mencari posisi yang nyaman di dalam kapal.

3. 06.30-07.30   Bagi yang belum sarapan, sarapan dahulu atau ngopi-ngopi sambil berfoto.

3. 07.30-10.00   Kapal berangkat menuju Pulau Tidung.

4. 10.00-10.15   Sampai di Pelabuhan Pulau Tidung langsung menuju ke penginapan.

6. 10.15-10.30   Istirahat sejenak sambil menikmati hidangan makan siang yang sudah disiapkan.

7. 10.30-12.30   Bersepeda menuju Saung Cemara Kasih menikmati suasana pantai (foto-foto).

8. 12.30-13.00   Kembali ke penginapan siap-siap untuk snorkeling.

9. 13.00-16.00   Naik kapal snorkeling dan snorkeling 3 spot (jika cuaca mendukung).

10. 16.00-16.30           Naik banana boat di area Jembatan Cinta (jika paket).

11. 16.30-17.00           Balik menuju penginapan salin pakaian/bilas.

12. 17.00-18.00           Ke Tanjung Barat hunting sunset (foto-foto).

13. 18.00-18.30           Kembali ke penginapan.

14. 18.30-19.00           Istirahat sejenak dan mandi bagi yang belum mandi.

15. 19.00-20.00           Makan malam.

16. 20.00-23.00           BBQ + (orgen tunggal atau karaoke jika request/di luar include)

17. 23.00-05.00           Istirahat setelah sehariaan menjelajah (tidur).

Hari Kedua

1. 05.00-07.00   Bangun pagi ke Jembatan Cinta hunting sunrise (foto-foto).

2. 07.00-07.30   Kembali ke penginapan.

3. 07.30-08.00   Breakfast.

4. 08.00-09.00   Mandi dan packing.

5. 09.00-10.00   Check-out, langsung menuju dermaga.

6. 10.00-10.15   Kapal berangkat menuju Muara Angke Jakarta.

b.  Contoh Susunan Acara Seminar