LOADING DAN UNLOADING MICE KELAS XII UPW - BAB 8

Load-in/loading merupakan kegiatan memuat barang atau memuat perencanaan untuk pengiriman barang-barang yang dibutuhkan secara aman, pemasangan (installation) peralatan yang akan dibutuhkan, misalnya pemasangan istrik, tata cahaya, tata suara, audio visual yang akan digunakan dalam kegiatan MICE. Saat ini banyak teknologi tinggi yang digunakan dalan penyelenggaraan kegiatan MICE sehingga perlu bagi penyelenggara mengetahuí dengan pasti mengenai pengiriman dan pemasangan yang aman. Sedangkan load out/unloading merupakan kegiatan membongkar barang. Dalam kegiatan unloading diperlukan strategí perencanaan untuk membongkar peralatan yang telah digunakan. Meski begitu masih banyak EO yang membongkar tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, karena mereka merasa kegiatan telah berlalu sehingga hal tersebut sudah tidak penting lagi. Padahal kegiatan unloading juga merupakan kegiatan yang pentíng karena berhubungan dengan status alat selanjutnya. Harapannya peralatan yang telah dipergunakan ada dalam kondisi baík sehingga dapat digunakan kembalí pada saat ada kegiatan selanjutnya. Apabíla peralatan yang dígunakan merupakan peralatan yang disewa dari supplier, biasanya terdapat perjanjían yang berisi tentang kondisi peralatan yang telah dipakai.

Pada penyelenggaraan MICE ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam proses loading dan unloading antara lain:

1.    Memeriksa floor plan (denah penataan ruangan)

2.    Pemasangan stand/booth.

3.    Melakukan pengawasan pada proses pemasukan barang oleh peserta

4.    Melakukan pengawasan dalam penempatan barang oleh peserta.

5.    Melakukan pengawasan dalam pembongkaran stand/booth ketika acara telah berakhir kebersihan peralatan.

 

PROSES MEMUAT (LOADING)

Beríkut iní adalah urutan proses loading:

1.    Periksa kondisi kendaraan dan barang yang akan dimuat, pastikan dalam keadaan baik.

2.    Cek pengontrolan suhu sebelum barang diangkut

3.    Gunakan pallet untuk barang yang diangkut.

4.    Periksa invoice, surat jalan, dan telly sheet pada saat penyerahan barang ke ekspedisi.

5.    Periksa dengan teliti atas kondisi barang dan invoice permintaan.

6.    Jika kondisi barang dan jumlah barang sudah sesuai dengan invoice maka barang bisa langsung di kirim.

7.    Setelah pemberangkatan, semua record diserahkan pada bagian distribusi.

8.    Bagian distribusi atau pengiriman bertanggung jawab terhadap kondisi barang dan kendaraan yang digunakan untuk mengangkut dari perusahaan menuju ke distribusi.

 

PROSES BONGKAR (UNLOADING)

Berikut ini proses unloading:

1.    Cek dan sesuaikan antara dokumen pengiriman (invoice, surat jalan, packing list, dan lain-lain) dengan barang yang diterima.

2.    Jika dokumen yang diterima lengkap maka baru bisa bongkar barang.

3.    Periksa barang secara kualitas dan kuantitas barang.

4.    Segera laporkan ke pimpinan dan pengirim jika ada ketidaksesuaian.

5.    Selama proses unloading pastikan kondisi barang yang diangkut baik.

 

DOKUMEN LOADING DAN UNLOADING

Adapun dokumen-dokumen loading dan unloading yang harus dilengkapi adalah sebagai berikut:

1.    Surat jalan.

2.    Daftar isian perhitungan (tally sheet).

3.    Faktur (invoice).

4.    Form pengecekan suhu mobil.

 

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB FORWARDER

Peran dan tanggung jawab yang diemban untuk forwarder adalah sebagai berikut:

1.    Forwarder akan bekerja sesuai dengan permintaan konsumen yang menginginkan barangnya untuk diangkut.

2.    Untuk mengangkut produk muatan ke lokasi lain, seorang forwarder tidak perlu untuk mempunyai alat angkut sendiri.

3.    Forwarder bertugas sebagai perantara antara pengirim (shipper), pengangkut (carrier), dan penerima barang (consignee).

Berdasarkan penjelasan yang telah dijabarkan di atas maka freight forwarder adalah usaha perseorangan maupun badan hukum yang menjalankan keinginan pelanggan untuk melakukan pengiriman barang (muatan/cargo) dari satu orang atau lebih di mana barang atau muatan yang ada dikumpulkan dari satu tempat atau beberapa tempat, hingga tiba menuju tujuan akhir yaitu penerima barang dengan menggunakan satu atau beberapa moda transportasi tanpa harus dengan memiliki sarana angkutan sendiri.

 

FUNGSI OPERASIONAL FREIGHT FORWARDER

Forwarder merupakan sarana bagi para pelanggan atau pemilik barang untuk mendapatkan masukan mengenai hal yang berkaitan dengan sistem pengiriman dan pengangkutan barang. Berikut hal-hal mengenai sistem operasional freight forwarder:

1.    Tata cara pengepakan atau pengemasan barang.

2.    Negara tujuan barang beserta meninjau peraturan-peraturan setempat tentang pemasukan barang dari luar.

3.    Mengenai jalur dan rute angkutan barang yang terbaik dan tercepat.

4.    Pengaturan dokumen dan pemantauan barang selama proses pengiriman barang.

Dalam menjalankan tugas operasional dalam pengiriman dan pengangkutan barang, forwarder harus bekerja sama dengan pihak atau bidang usaha yang berkaitan agar barang bisa tiba kepada pemilik dengan tepat waktu dan tidak mengalami kerusakan pada barang.

 

 

 

Rangkuman

1.    Loading merupakan kegiatan memuat barang atau membuat perencanaan untuk pengiriman barang-barang yang dibutuhkan secara aman, pemasangan peralatan yang dibutuhkan. Sedangkan kegiatan unloading merupakan kegiatan membongkar barang.

2.    Proses loading dan unloading pada kegiatan MICE yaitu pemeriksaan floorplan, pembangunan stand/booth, melakukan pengawasan pada proses pemasukan barang oleh peserta, dan melakukan pengawasan dalam pembongkaran stand/booth ketika acara telah berakhir.

3.    Freight forwarding adalah sebuah jasa perorangan atau badan hukum yang usaha bergerak dalam bidang pengangkutan atau pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain.