PENGELOLAAN PENDAFTARAN - MICE Kelas XI UPW Bab 7

Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam acara penyelengaraan MICE yaitu pengelolaan pendaftaran. Proses pendaftaran merupakan salah satu proses dalam acara MICE dan menjadi fokus penting bagi penyelengaraan MICE. Pendaftaran yang baik akan memudahkan peserta untuk melakukan registrasi pada acara MICE sehingga akan menyukseskan jalannya acara MICE.

Dengan mengelola pendaftaran yang benar maka akan membuat penyelengaraan MICE berjalan dengan lancar. Lalu bagaimana bentuk persiapan pendaftaran dalam penyelengaraan MICE? Pada bab ini akan dibahas pengelolaan pendaftaran MICE.

A. Persiapan Pendaftaran

Salah satu indikator keberhasilan dalam penyelengaraan MICE yaítu pada proses pendaftaran atau registrasi. Sebelum masuk ke dalam pendaftaran atau registrasi, Anda sudah menentukan form apa saja yang dibutuhkan untuk event MICE. Form tersebut harus disesuaikan dengan tema, karakteristik, dan jenis event yang akan dilaksanakan.

Tidak hanya form apa saja yang dibutuhkan, tetapi ketentuan dan persyaratan hingga desain grafis dari form tersebut harus disesuaikan.

1. Memahami Pendaftaran

Pendaftaran atau yang disebut dengan registrasi merupakan suatu hal penting untuk tamu yang akan datang dalam penyelenggaraan MICE. Dengan melakukan pendaftaran atau registrasi, seseorang dapat teridentifikasi keberadaan dan statusnya.

Oleh karena itu, registrasi merupakan suatu keharusan dalam penyelengaraan acara MICE. Pendaftaran merupakan proses penginputan data terhadap pihak-pihakyang berkepentingan di dalamnya.

2. Penerapan Pendaftaran

Dalam penerapan di lapangan, pendaftaran atau registrasi dapat diterapkan secara beragam. Ada yang sangat ketat sehingga tamu benar-benar harus menungqu sampai semua administrasi terselesaikan kemudian tamu baru dapat masuk ke dalam acara MICE. Selain itu, ada juga yang fleksibel, asal seseorang dapat dipercaya maka administrasi tidak lengkap sepenuhnya masih dapat diterima.

Administrasi dalam pendaftaran atau registrasi biasanya dikaitkan dengan uang deposit. Apabila dihubungkan dengan layanan kepada tamu, penerapan secara ketat akan menimbulkan beberapa dampak yang kurang baik sebagai berikut:

a.    proses registrasi atau pendaftaran menjadi lama;

b.    berpotensi menimbulkan keluhan dari tamu;

c.     tamu merasa dicurigai; dan

d.    bagian pendaftran atau staf registrasi MICE dianggap tidak professional oleh tamu.

Sebagai langkah antisipasi dapat dilakukan hal-hal berikut:

a.    membuat program speedy registrasi, yaitu proses registrasi dilakukan secara cepat dan tidak bertele-tele (registrasi dapat dilakukan dalam perjalanan dari mana pun);

b.    menyesuaikan kondisi tamu, jika sangat lelah setelah perjalanan panjang dapat registrasi di mana pun dengan menggunakan aplikasi online; serta

c.     jika seorang tamu sudah melakukan pendaftaran acara MICE, segala formulir dan persyaratannya sudah dipersiapkan sehingga registrasi hanya mengisi beberapa data.

3. Hal yang Harus Diperhatikan dalam Persiapan Pendaftaran

Apa saja yang harus dilakukan oleh organizer dalam pendaftaran atau registrasi peserta? Pada umumnya pihak penyelenggara acara MICE harus benar-benar memperhatikan persiapan pendaftaran. Hal ini sangat penting mengingat pendaftaran merupakan proses awal dalam acara MICE yang dapat memengaruhi jalannya acara MICE. Berikut ini hal-hal yang harus diperhatikan atau dilakukan dalam persiapan pendaftaran penyelengaraan acara MICE.

Pihak penyelenggara harus menyusun sistem registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan.

a.    Pihak penyelenggara mengumumkan atau mempromosikan kepada semua

b.    Pihak penyelenggara menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta.

c.     calon peserta dengan sistem yang sudah disepakati.

4. Hal yang Dibutuhkan dalam Persiapan Pendaftaran

Berikut ini merupakan hal yang dibutuhkan dalam persiapan pendaftaran.

a. Personel pendaftaran

Dalam proses registrasi atau pendaftaran acara MICE tentu memerlukan personel-personel atau staf registrasi. Dengan adanya personel registrasi maka kegiatan penyelengaraan MICE dapat berjalan dengan baik. Personel registrasi ini memiliki peranan yang penting dalam kegaitan MICE. Dalam menjalankan tugasnya, personel registrasi ini harus memenuhi persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan dalam acara MICE. Berikut ini merupakan persyaratan-persyaratan personel registrasi:

1.   Memiliki keterampilan

Personel registrasi harus memiliki keterampilan yang dibutuhkan dalam proses pendataan atau registrasi acara MICE. Keterampilan merupakan syarat pokok yang harus dimiliki oleh personel registrasi. Dengan memiliki keterampilan dalam bidang administrasi dan registrasi maka semua tugas dan tanggung jawabnya dapat terlaksana dengan baik saat melakukan penginputan dan perekapan selama proses pendaftaran acara MICE.

2. Memiliki pengetahuan dalam bidang administrasi dan MICE.

Seorang personel registrasi harus memiliki pengetahuan mengenai administrasi dan ruang lingkupnya serta pengetahuan tentang acara MICE. Pengetahuan tersebut dapat berguna dalam melaksanakan tugas-tugasnya sebagai staf registrasi acara MICE. Pengetahuan registrasi berfungsi meningkatkan kinerja dalam proses pendaftaran. Syarat pengetahuan biasanya mencakup pengetahuan yang mendasari suatu profesi tertentu.

Pengukuran persyaratan pengetahuan saat ini dengan tingkat pendidikan formal. Apabila telah mempunyai ijazah pendidikan terakhir yang sudah diselesaikannya, seorang dianggap mampu mengerjakan suatu pekerjaan dan diterima sebagai staf pendaftaran atau registrasi acara MICE.

Selain ijazah, harus memiiki sertifikat-sertifikat yang berkaitan dengan acara MICE sehingga personel tersebut memiliki pengetahuan yang luas dalam acara MICE.

3. Memiliki kepribadian yang baik

Seorang personel registrasi, selain memiliki ketrampilan dan pengetahuan juga harus memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian yang baik merupakan watak dari seseorang sehingga dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya dilaksanakan secara sungguh-sungguh, jujur, dan disiplin.

Setiap orang akan memiliki kepribadian yang berbeda-beda bergantung pada sifat dan watak orang tersebut. Hal ini karena setiap orang memiliki ciri khas masing-masing. Beberapa syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang staf registrasi sebagai berikut:

ü  Dapat menyimpan rahasia

Dalam hal ini, staf registrasi yang baik dan bertanggung jawab adalah personel yang dapat menjaga dan menyimpan rahasia suatu perusahaan tempat ia bernaung.

ü  Tekun dan rajin

Dalam hal ini, berarti setiap melaksanakan pekerjaannya selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat, dan teliti.

ü  Kesabaran

Dalam hal ini berarti teliti, tidak cepat putus asa, dan ulet dalam melaksanakan setiap pekerjaan yang diberikan kepadanya.

ü  Kerapian

Artinya, setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, tertata rapi, dan tidak berantakan.

ü  Loyalitas

Dalam hal ini, adanya kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya sehingga akan tercipta rasa memiliki, saling menjaga, dan membela nama baik perusahaan.

 

b. Dokumen

Dokumen merupakan salah satu jenis komponen yang harus diperhatikan dalam persiapan pendaftaran acara MICE.

1.   Memahami dokumen

Dokumen merupakan sumber tertulis yang dapat dijadikan bukti dalam suatu kegiatan kantor maupun kegiatan lainnya.

2.   Jenis-jenis dokumen

Berikut ini merupakan jenis-jenis dokumen.

ü  Jenis dokumen dari segi pemakaiannya

Jenis dokumen dari segi pemakaiannya diuraikan sebagai berikut.

a)    Dokumen pribadi

Dokumen pribadi, yaitu surat-surat penting yang kegunaannya untuk kepentingan pribadi. Contoh: surat nikah, akte kelahiran, ijazah, KTP, dan sebagainya.

b)    Dokumen niaga

Dokumen niaga, yaitu surat-surat berharga yang kegunaannya untuk bukti dalam melakukan transaksi jual beli. Contoh: faktur, surat pengantar, packing list, wesel, dan sebagainya.

c)    Dokumen pemerintah

Dokumen pemerintah, yaitu surat penting yang digunakan sebagai bahan bukti dalam kegiatan pemerintahan. Contoh: RAPBN, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Kepres, dan sebagainya.

d)    Dokumen sejarah

Dokumen sejarah, yaitu surat-surat atau catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lampau. Contoh: Teks Proklamasi, Sumpah Pemuda, Pancasila, dan sebagainya

ü  Jenis dokumen dari segi fungsinya

Berikut jenis dokumen dari segi fungsinya.

a)    Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses kerja kantor. Dokumen dinamis dibagi menjadi tiga jenis.

b)    Dokumen dinamis aktif yaitu dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan kerja kantor

c)    Dokumen semi-aktif yaitu dokumen yang penggunaannya sudah menurun dari sebelumnya.

d)    Dokumen inaktif, yaitu dokumen yang sudah jarang sekali digunakan.

e)    Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak secara langsung digunakan dalam proses pekerjaan kantor.

ü  Jenis-jenis dokumen dari segi ruang lingkupnya

Berikut jenis-jenis dokumen dari segi ruang lingkupnya.

a)    Dokumen corporal yaitu dokumen yang dipakai secara terus- menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.

b)    Dokumen riteral, yaitu dokumen yang ditulis, direkam, dicetak, dan digambarkan.

c)    Dokumen privat, yaitu dokumen yang berupa surat-surat atau arsip yang bersifat personal atau rahasia.

3.   Dokumen yang dipersiapkan dalam pendaftaran acara MICE

Berikut ini merupakan macam-macam dokumen yang dipersiapkan dalam pendaftaran acara MICE.

a.    Formulir pendaftaran

Formulir pendaftaran merupakan jenis dokumen yang memiliki ruang untuk diisi dalam proses pendaftaran atau registrasi untuk kebutuhan pendataan peserta acara MICE. Saat ini formulir pendaftararn yang digunakan untuk acara MICE terdiri atas dua macam, yaitu formulir dengan menggunakan kertas atau manual dan formulir elektronik.

Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis MICE terutama dalam proses pendafataran atau registrasi maka pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam suatu acara MICE. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Kelebihan menggunakan formulir pendafataran elektronik antara lain sebagai berikut:

1.    Tidak pernah kehabisan formulir

Jika pihak penyelenggara MICE menggunakan formulir kertas, kegiatan pendaftaran atau registrasi peserta akan berhenti saat penyelenggara kehabisan formulir.

2.    Tidak pernah ketinggalan zaman

Jika kebutuhan dan peraturan berubah, dengan cepat formulir kertas menjadi ketinggalan zaman. Formulir elektronik mudah disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi dalam pembuatan formulir pendaftaran secara elektronik.

3.    Ketidakefisienan formulir dapat dihindari.

Penggunaan formulir kertas sering kali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.

Formulir pendafataran secara elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan penyelengara MICE dengan tepat.

4.    Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah.

Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk hal yang salah atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi password. Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file computer.

5.    Kecepatan pengisian formulir

Kecepatan pengisian formulir pendaftaran secara elektronik tidak diragukan lagi. Kursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Formulir pendaftaran secara elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.

6.    Penangkapan data dilakukan sekali.

Dengan menggunakan formulir pendaftaran acara MICE dengan kertas, data direkam dalam formulir dan kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir pendaftaran secara elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

7.    Tidak ada data yang mengambang.

Dengan formulir pendaftaran MICE secara elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik sehingga tidak ada data yang mengambang.

Dengan formulir kertas, data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk mentransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.

8.    Kemudahan dalam pengelolaan formulir.

Jika pihak penyelenggara MICE menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks. Dengan penggunaan formulir elektronik maka perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi.

Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data tersebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan penyelenggara MICE.

b.    Buku tamu

Buku tamu digunakan untuk mendata tamu-tamu yang hadir dalam acara MICE. Tamu-tamu tersebut antara lain tamu VIP, kepala daerah, dan tamu-tamu penting lainnya.

c.    Peralatan pendokumentasian bukti pendaftaran

Hanging folder

Odner

Snelhecter

Tab Guide

Dalam mendokumentasikan bukti-bukti pendaftaran acara MICE memerlukan peralatan-peralatan. Berikut ini macam-macam peralatan yang dibutuhkan untuk mendokumentasikan bukti-bukti pengeluaran anggaran.

1.    Komputer

Apabila proses registrasi atau pendaftaran acara MICE dilakukan secara elektronik, peralatan yang dibutuhkan untuk pendokumentasian adalah dengan menggunakan komputer. Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan saat diperlukan.

2.    Ordner

Ordner pada umumnya digunakan untuk jenis pendaftaran yang dilakukan secara manual. Ordner adalah peralatan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip pendaftaran. Pada ordner terdapat besi kecil yang berfungsi sebagai pengait arsip sehingga tidak mudah terlepas. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat, jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Untuk mempermudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip, terutama saat Anda menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan ordner atau sejenisnya maka perlu diketahui beberapa istilah berikut ini.

a)    Dead space, yaitu bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi.

b)    Expansion space, yaitu bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu.

c)    Pape thickness, yaitu tebal media informasi.

d)    File thickness, yaitu tebal keseluruhan dari media informasi dengan holder secara keseluruhan.

e)    Access room, yaitu jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file.

3.    Perforator

Peforator adalah peralatan yang berfungsi melubangi kertas atau kartu. Perforator terbuat dari logam sehingga dapat dengan mudah melubangi bahan-bahan kertas dan kartu. Perforator digunakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya menggunakan tenaga mekanis. Menurut fungsinya ada tiga macam jenis perforator.

a)      Perforator dengan satu lubang digunakan untuk membuat lubang kartu maupun kertas, papan nama, kartu perpustakaan, plastik, dan sebagainya.

b)      Perforator dengan dua lubang digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan ke dalam ordner.

c)      Perforator dengan lima lubang digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

4.    Stapler

Stapler adalah peralatan yang digunakan untuk menyatukan beberapa kertas. Cara kerja yang digunakan yaitu dengan memasukkan staples yang terlibat di bagian bawah kertas apabila panjang kedua ujungnya melebihi tebal kertas.

5.    Guide

Guide adalah peralatan yang digunakan untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda maupun indeks arsip. Berikut ini contoh guide.

Guide terdiri atas dua bagian.

a)      Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

b)      Badan guide, berfungsi menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan. Namun jika arsip ukurannya kecil maka guide juga kecil.

6.    Filling cabinet

Filling cabinet adalah peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip- arsip atau dokumen-dokumen pada perusahaan. Filling cabinet dalam penggunaannya diberi nomor maupun kode agar memudahkan dalam pencariannya atau menemukan kembali dokumen-dokumen lampau vang dibutuhkan.

Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang pada kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang laci. Gawang tersebut digunakan untukmenyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam karena lebih kuat. Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan bagian-bagian berikut ini:

a)    Tab

Tab adalah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran kira-kira mempunyai lebar 1,15 cm dan panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan. Fungsi tab tersebut adalah mencantumkan pokok masalah, kode, dan tanda-tanda petunjuk lainnya.

b)    Sekat atau guide

Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip. Ciri sekat atau guide antara lain:

·         dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak); dan

·         memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.

Contoh pembuatan/penggunaan sekat sebagai berikut.

·         Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).

·         Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan atau di tengah digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (submasalah).

·         Sekat ketiga digunakan untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah).

7.    Map arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya, arsip jangan disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Berikut ini beberapa macam map arsip.

a)    Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, dalam hal ini map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b)    Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c)    Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya maka map ini berfungsi menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d)    Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

8.    Numerator.

Numerator merupakan alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

d. Peralatan pendaftaran secara online.

Saat pendaftaran acara MICE dilakukan secara online maupun elektronik maka peralatan yang harus dipersiapkan antara lain sebagai berikut

1.    Komputer

Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekeriaan secara sistematus Derddsarkan instruksi atau program yang diberikan sehingga dapat menyimpan serta menampilkan keterangan saa diperlukan. Komputer digunakan untuk menginput data pendaftaran dan memeriksa proses pendaftaran.

2.    Peralatan penghubung internet

Agar terhubung ke dalam internet maka komputer tersebut harus memiliki komponen-komponen penghubung ke internet seperti hub, modem, dan sebagainya.

B. Penataan Tempat Pendaftaran

Salah satu faktor yang memengaruhi proses pendaftaran atau registrasi yaitu penataan tempat pendaftaran. Proses pendaftaran akan berhasil apabila penataan tempat pendaftaran tersebut strategis dan memudahkan dalam mobilisasi. Pada umumnya, penataan tempat pendaftaran harus ditata sedemikian rupa sehingga memudahkan proses registrasi atau pendaftaran peserta MICE. Penataan tempat pendaftaran yang baik dapat mengefektifkan kinerja dalam proses registrasi. Penataan pendaftaran ini pada dasarnya berkaitan dengan tata ruang.

1. Memahami Penataan

Penataan pendaftaran adalah teknik penataan yang disusun sedemikian rupa dengan tujuan untuk memudahkan dalam melakukan komunikasi, mempermudah koordinasi dan pengawasan, serta meningkatkan efisiensi kerja pada umumnya.

2. Keuntungan Melakukan Penataan Tempat Pendaftaran.

Keuntungan dalam melakukan penataan ruang pendaftaran yang baik meliputi:

a.    menjamin kelancaran proses registrasi atau pendaftaran acara MICE;

b.    memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien;

c.     pengawasan mudah dilaksanakan;

d.    terciptanya suasana kerja yang menyenangkan;

e.    mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai;

f.      mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian lain;

g.    merecanakan tempat pendaftaran dengan baik akan memberikan efisiensi saat melakukan pekerjaan; dan

h.    penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3. Hal yang Harus Diperhatikan dalam Penataan Tempat Pendaftaran.

Dalam penataan tempat pendaftaran banyak hal yang harus diperhatikan, antara lain sebagai berikut:

a.    Hal yang berkaitan dengan kenyamanan ruangan pendaftaran.

Kenyamanan tempat pendaftaran akan membuat staf registrasi dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Selain itu, peserta yang akan mendaftar juga merasa nyaman dalam melakukan proses pendaftaran acara MICE.

b.    Tata letak atau penempatan personal yang menangani jenis/bidang pekerjaan pendaftaran.

Tata letak atau penempatan personel registrasi sangat berpengaruh terhadap proses registrasi. Dengan tata letak yang baik, proses registrasi menjadi tidak terganggu dan personel registrasi dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

c.     Penerangan atau pencahayaan yang baik.

Penerangan atau pencahayaan merupakan syarat wajib yang harus diperhatikan dalam penataan tempat pendaftaran. Pencahayaan yang baik akan membuat proses pendaftaran peserta MICE menjadi lebih cepat dan efektif. Namun apabila pencahayaan di tempat pendaftaran kurang baik maka akan dapat menghambat proses pendaftaran peserta MICE.

4. Hal-Hal yang Harus Ada dalam Tempat Pendaftaran.

Dalam tempat pendaftaran harus terdapat beberapa peralatan yang berfungsi menunjang berjalannya proses pendaftaran acara MICE. Berikut ini hal-hal yang harus ada dalam tempat pendaftaran acara MICE.

a.    Meja

Meja merupakan komponen penting dalam tempat pendaftaran. Meja ini befungsi sebagai tempat untuk meletakkan dokumen maupun penaatan pendaftaran lainnya.

b.    Peralatan pendukung

Peralatan pendukung, yaitu formulir pendaftaran apabila dilakukan secara manual, alat tulis, komputer (apabila dilakukan pendaftaran secara elektronik), tempat duduk, dan sebagainya.

 

 

RANGKUMAN

Pendaftaran adalah proses penginputan data terhadap pihak-pihak yang akan berkepentingan di dalamnya. Pendaftaran atau regristrasi dapat diterapkan secara beragam. Ada yang sangat ketat sehingga tamu harus menunggu sampai semua administrasi terselesaikan kemudian tamu dapat masuk ke dalam acara MICE. Selain itu ada juga yang fleksibel, asal seseorang dapat dipercaya maka saat administrasi tidak lengkap sepenuhnya masih dapat diterima.

Terdapat hal yang harus diperhatikan dalam persiapan pendaftaran penyelengaraan acara MICE, antara lain pihak penyelenggara harus menyusun sistem registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan, mengumumkan atau mempromosikan kepada semua calon peserta dengan sistem yang sudah disepakati, menerima pendaftaran, serta menyusun file data peserta.

Dalam menjalankan tugasnya, personel registrasi harus memenuhi persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan dalam acara MICE antara lain pengetahuan, keterampilan, dàn berkepribadian baik.

Dokumen merupakan salah satu jenis komponen yang harus diperhatikan dalam persiapan pendaftaran acara MICE. Dokumen adalah sumber tertulis yang dapat dijadikan bukti dalam suatu kegiatan kantor maupun kegiatan lainnya.

Formulir pendaftaran merupakan jenis dokumen yang memiliki ruang untuk diisi dalam peorses pendaftaraan atau registrasi untuk kebutuhan pendataan peserta acara MICE.

Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi atau program yang diberikan sehingga dapat menyimpan dan menampilkan keterangan saat diperlukan.

Ordner pada umumnya digunakan untuk jenis pendaftaran yang diakukan secara manual. Ordner adalah peralatan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip pendaftaran.

Pada umumnya, penataan tempat pendaftaran harus ditata sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan dalam melakukan proses registrasi atau pendaftaran peserta MICE.

Penataan pendaftaran adalah teknik penataan yang disusun sedemikian rupa dengan tujuan memudahkan dalam melakukan komunikasi, mempermudah koordinasi dan pengawasan, serta meningkatkan efisiensi kerja pada umumnya.