LAPORAN KEGIATAN - PENGELOLAAN MICE KELAS XII BAB 9

 A. PENGERTIAN LAPORAN KEGIATAN

Laporan adalah sebuah format penyampaian data mengenai suatu keadaan atau suatu aktivitas yang menyajikan fakta serta pertanggung jawaban sebagai sebuah keterangan dari informasi yang berdasarkan keadaan objektif dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan.

 

B. MACAM-MACAM LAPORAN KEGIATAN

1.    Laporan Kegiatan Berdasarkan Macam dan Jenis.

Laporan kegiatan berdasarkan macam dan jenisnya yaitu sebagai berikut:

a.    Laporan yang berbentuk memo. Biasanya laporan singkat yang berisi mengenai perihal pokok atau inti saja dan hanya disampaikan di internal sebuah departemen atau perusahaan.

b.    Laporan berbentuk surat isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Biasa ditujukan ke luar organisasi.

c.     Laporan berbentuk naskah. Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar

d.    Laporan berbentuk campuran. Laporan ini yaitu gabungan dari laporan bentuk naskah dengan memo atau surat, Laporan ini dibuat dikarenakan isi laporannya kompleks.

2.    Laporan Kegiatan Berdasarkan Waktu Penyampaiannya

Laporan kegiatan berdasarkan waktu penyampaiannya adalah sebagai berikut:

a.    Laporan insidental. Laporan ini tidak diberikan secara rutin tetapi pada suatu kegiatan tertentu yang jadwalnya tidak tetap.

b.    Laporan periodik yaitu laporan yang dibuat pada suatu periode waktu tertentu dan dinamai sesuai dengan periodenya pula, Contohnya laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.

3.    Jenis Laporan Kegiatan Berdasarkan Maksud Pelaporannya

Jenis laporan kegiatan berdasarkan maksud pelaporannya terdiri dari laporan-laporan berikut ini:

a.    Laporan informatif yaitu laporan yang bukan berisi mengenai data atau analisis namun sebuah laporan yang bertujuan untuk menyampaikan informasi yang faktual dan spesifik.

b.    Laporan rekomendasi yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat pelapor dengan maksud memberikan rekomendasi

c.     Laporan analitis yaitu laporan yang berisi sumbangan pikiran pembuat laporan yang dapat berisi mengenai masukan atau usulan setelah melalui hasil analisis yang mendalam.

d.    Laporan pertanggung jawaban yaitu dokumen atau laporan yang berisi mengenai panitia serta kegiatan dan laporan keuangan suatu organisasi kepada organisasi sederajat atau kedudukan yang lebih tinggi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan yaitu sebagai berikut:

a.    Laporan yang disampaikan harus spesifik dan tegas.

b.    Sesuai dengan fakta dan objektif.

c.     Tidak bertele-tele.

d.    Adanya masukan

e.    Konsisten.

f.      Tepat waktu.

g.    Disampaikan ke orang dan alamat yang tepat.

 

C. LAPORAN KEGIATAN PAMERAN

Setelah kegiatan pameran berakhir, peserta dan panitia akan melakukan loading out atau pembongkaran kemudian diikuti pelaksanaan evaluasi yang biasanya akan dipimpin oleh event manager (EM) dan bagian pemasaran marketing. Hal yang diperhatikan dalam evaluasí yaitu kinerja tim pelaksanaan, tim produksi, sesi acara, atau rundown, kritik dan saran yang bersifat membangun dari para peserta pameran ataupun pengunjung pameran. Hasil evaluasi ini akan disusun dalam bentuk laporan pertanggungjawaban yang disusun oleh sekretaris berdasarkan hasil laporan setiap sesi bidang program pameran.

 

D. EVALUASI KEGIATAN

Evaluasi kegiatan merupakan salah satu program kerja yang harus dilakukan oleh oleh panitia. Dalam evaluasi disusun berdasarkan hasil pengamatan dan pelaksanaan kegiatan pameran mulai dari persiapan, pelaksanaan, sampai pada penutupan. Dari hasil evaluasi tersebut tentunya akan didapat sebuah keuntungan-keuntungan di antaranya:

1.    Kegiatan evaluasi ini bertujuan untuk memperbaiki kegiatan selanjutnya lebih baik dan lebih siap serta lancar baik dalam hal perencanaan dan pelaksanaan sampai pada laporan tahap akhir,

2.    Estimasi pembiayaan yang akan dilaksanakan selanjutnya dapat diprediksi dengan baik.

3.    Dapat menjadi bahan acuan dalam upaya peningkatan kualitas pada acara yang dilaksanakan di waktu yang akan datang,

Itulah manfaat diadakannya evaluasi, dan jika evaluasi telah dilaksanakan dengan baik maka hasil evaluasi tersebut akan disusun berdasarkan laporan dari per bidang kegiatan disertai dengan bukti. Kumpulan data bukti kegiatan inilah yang disebut dengan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ). Dengan adanya dokumen yang diabadikan ini maka ada beberapa manfaat antara lain:

1.    Sebagai panduan untuk kegiatan berikutnya.

2.    Sebagai salah satu laporan bagi para donator yang terlibat, sehingga akan memberikan kepuasan bagi para donator yang berpartisipasi.

 

E. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

LPJ disusun sebagai bentuk pertanggungjawaban dari panitia yang terlibat dalam kegiatan yang diselenggarakan, dengan harapan bahwa LPJ ini dapat diterima dengan baik oleh pihak-pihak yang terlibat. Berikut ini salah satu contohn format yang ada dalam LPJ:

1.    Bab I Pendahuluan

Pendahuluan adalah halaman awal dengan isi latar belakang dan tujuan diadakan kegiatan. Dalam pembahasan yang ada di pendahuluan dibuat menjadi tiga sub bab, yaitu:

a.    Latar belakang.

b.    Nama kegiatan.

c.     Maksud dan tujuan kegiatan.

2.    Bab II Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bab II ini berisi rencana pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan. Dalam Bab II ini biasanya memuat:

a.    Rencana prosedur kegiatan.

b.    Rencana anggaran biaya (RAB).

c.     Susunan panitia.

3.    Bab III Pelaksanaan Kegiatan

Bab IlI ini berisi penjelasan dan penjabaran dari hasil kegiatan pameran. Dalam Bab III semakin detail pelaksanaannya maka semakin baik.

4.    Bab IV Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan

Dalam bab ini berisi hasil pelaksanaan kegiatan yang telah diselenggarakan yaitu untuk melihat dan mengevaluasi hal yang membuat sukses kegiatan maupun hambatan yang dihadapi. Pada bab ini terdapat 2 sub bab yaitu sub bab evaluasi pelaksanaan kegiatan yang berisikan faktor yang menghambat dan mendukung pelaksanaan kegiatan. Lalu sub bab hasil pelaksanaan kegiatan berisikan evaluasi dan kesimpulan yang didapat selama kegiatan berlangsung.

5.    Bab V Penutup

Bab penutup adalah bab terakhir berisikan kata-kata penutup dari proposal, selain itu juga berisikan kalimat ucapan terima kasih serta mohon maaf kepada semua pendukung kegiatan atas kekurangan pelaksanaan.

6.    Lampiran

Bab lampiran ini berisikan dokumen-dokumen penting bagi penerima laporan pertanggungjawaban. Lampiran biasanya berupa foto kegiatan, bukti pembayaran dan sebagainya.

 

F. ALAT UKUR KEBERHASILAN PAMERAN

Adapun alat ukur keberhasilan pameran dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.    Total penjualan dan transaksi yang terjadi dalam sekali pameran.

2.    Kenaikan nilai penjualan secara signifikan.

3.    Keberhasilan uang didapat dari kualitas pameran (meriah-banyak pengunjung, respons publikasi media massa, dan pembicaraan hangat di kalangan masyarakat).

4.    Keberhasilan yang berhasil didapatkan dari kontrak atau perjanjian dagang selama pameran.

5.    Keberhasilan yang didapat dari sorotan wartawan baik sebelum dan sesudah pameran berlangsung.

6.    Keberhasilan yang didapat dari jumlah brosur yang dicetak sampai habis kepada peserta atau pengunjung.

7.    Keberhasilan yang didapat dari peserta berkaitan dengan persaingan dari produser produk sejenis dengan mendapatkan pelanggan dan bersaing secara sehat.

 

Rangkuman

1.     Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, penjelasan, ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis sebagai salah satu cara komunikasi dari suatu pihak ke pihak lainnya.

2.     Jenis laporan berdasarkan bentuk yaitu laporan memo, laporan surat, dan lapora naskah dan laporan campuran.

3.     Jenis laporan berdasarkan waktu penyampaian yaitu laporan insidental, dan laporan periodik.

4.     Jenis laporan berdasarkan maksud pelaporannya yaitu laporan informatif, laporan rekomendasi, laporan analitis, dan laporan pertanggungjawaban.